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今回は「誰でもなれる国際人」を執筆中の河口容子さんのコラムです。海外、主にアジアとの商談・セッティングをビジネスとしてされている河口さんですが、中には政府機関との商談もあるようです。しかし、政府機関とはいえ、結構お粗末な事件もあるようで...

第333回

■見識とプライド～河口容子～

　私の会社は日本とアジアの「中小企業の国際化」をテーマとしています。この景気の後退感の中、グローバル化に対応できない企業は存続が危うくなります。これはどこの国においても同じような状況です。今年は不思議なほど海外からのオファーが多いのですが、依頼主も「より良いサービスをより安く」求めているようですし、私と同じサービスを提供できる企業は大きければコスト高で対応ができず、小さければ倒産してしまっているのが原因のようです。

　国際化に立ち向かう日本企業が一番苦手とするのが「契約」。日本人は「信頼関係」を重視するため契約書は単なる形式と勘違いしている人が多く、国際取引では必ず「そんな契約内容とは知らなかった」事件がおこります。契約とは当事者の義務と権利が記されたものです。契約に書いてある義務をきちんと果たさないと権利や利益が減らされることもあります。また、相手の義務を親切、あるいは日本の商習慣などに従い勝手に遂行したりしていると、他人の財布に手をつっこんだかのようにバッシングを受けることもあります。逆に相手の義務を無理やりやらせられているのなら、対価を請求できますし、少なくとも貸しを作っていると双方が認識する必要があります。こうした義務と権利のバランス感覚が日本人はまだまだ弱い気がします。

　シンガポールの政府機関からミッションの受け入れサポートの仕事をお引受けしました。ところが、スケジュールが政府機関の内部の些細な事情で 2回も変更になり、お詫びの一言もなくまた変更で 3ケ月先と言いだしました。このミッションの訪問先は日本の上場企業ばかりです。中小企業とは違い社長の一言でスケジュールが決まるわけではなく、各社の担当者が来日企業の分析をし、該当部署への根回しをするわけです。毎回の変更で何十人もの人が翻弄されたことになります。

　スケジュールをいったん決めたら粛々と実行するのが日本も含め、他のアセアン諸国の政府機関の仕事ですし、内容や結果は別としてそれが国家への信頼の構築というものです。あまりにも身勝手すぎると腹が立ちました。彼らの行為は日本でのシンガポールという国の評判を落とすことになりますし、これから来日しようとしているシンガポール企業も悪印象を持たれてしまい気の毒です。自称説教魔でもある私はその旨、シンガポール政府機関の担当者にメールをし、この仕事を辞退しました。幸いステップごとに契約を積み重ねて行く方式にわざとしておいたので契約の放棄でもなく、今までの分は請求ができます。

　礼儀、道義をわきまえないクライアントは持たない、これは私の見識でもありプライドです。同政府機関からもう 1件オファーをいただいていましたが、契約に入る前に辞退させていただきました。政府機関のお仕事ならより多くの企業の国際化に貢献できると信じて優先していただけに残念です。また、このせいでプロジェクトのスタートを遅らせてもらったクライアントに対し申し訳なく思いました。

　以前、中国のある市のミッションが来日した時のことです。企業が10社来日予定で各社の概要と日本企業に対する要望がまとめられた分厚い資料が事前配布されていました。当然多くの日本企業が個別商談のアポを申し入れていました。いざ当日になると民間企業の参加はゼロ、来日したのは行政機関の職員のみです。会場には苦情がうなりをあげました。情報通を自称する人に言わせると行政側はミッション参加者が払う参加費集めが目当てで、民間企業は興味がそもそもなかったのだろう、参加費だけ払って自らの事業に専念しているはず、との事でした。わざわざ空輸したというお土産を笑顔で配るのに忙しかった職員を見て最初からそのつもりではなかったのか、どうも臭いと思ったのは私だけだったでしょうか。

　何事もがむしゃら過ぎると多くの人を犠牲にします。国家の品格、個々人の品格も問われるのがグローバル化社会だと思います。

河口容子

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携帯電話のコマーシャルで、吉沢京子さんがメールをした後に電話をして確認するという笑い話的なものがありましたが、いまこそこういった確認が必要かもしれない、という話です。

迷惑メールのおかげで、メールで仕事をしている人は大迷惑。仕事のメールにが迷惑メールに埋もれて、朝出勤したら、まず迷惑メールに埋もれた重要なメールを探し出すことから始まる、という人も多いことでしょう。

そもそも、メールは到達を保証しない媒体です。しかしいつしか人はメールで仕事をするようになりました。今では契約書や発注書などもメールで出す会社もあります。契約書や領収書などは社判が必要ですが、これも画像を貼り付けて済ませます。これでいいのかと思ってしまいますが。

契約書や発注書をメールで出した場合、おそらく慎重な担当者は電話で確認するでしょう。もし届いていなかったり、迷惑メールフィルターで遮断されていたりしたら大変です。会社の信用問題に関わってきますから。したがって重要な内容のメールは電話で到着を確認するというのがいまこそ必須です。

ここで便利なはずのメールがじつは便利ではないことに気づきましょう。重要な書類は時間がかかっても郵便が確実です。また、発注書など受注確認や発送確認が必要なものは、ファクシミリが確実です。郵便やファクシミリならばまず相手が気づかないこともありません。少なくともメールよりは確実です。

さらにファクシミリは、相手の目の前で印刷して紙で示してくれる優れた媒体です。人間の目というのは、パソコンの画面で見るより紙に似かかれたものの方がよく理解されるようですし。

発注については電話で口頭で発注するのは内部統制の観点からも好ましくありません。言った言わないの論争になってしまうからです。その場合は印刷物で残すのが一番。不確かなメールを印刷するより、ファクシミリを送ったほうがはるかに効率的です。あなたのオフィスでもファクシミリを見直してみてはいかがでしょうか。

ちなみに、ファクシミリのことをファックスというのは日本人だけ。ファックスという響きはFUCKという侮蔑の隠語を想像させるため、外国人の行き来するオフィスでは使わないようにしましょう。

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前回に引き続き、ビジネスシーンで「好ましくない言葉遣い」を指摘します。日にちや時間の経過などに関する言い方を次にまとめました。右側が好ましい言い方です。

今日（きょう）⇒本日（ほんじつ）
昨日（きのう）⇒昨日（さくじつ）
一昨日（おととい）⇒一昨日（いっさくじつ）
明日（あした）⇒明日（みょうにち）
明後日（あさって）⇒明後日（みょうごにち）
今年（ことし）⇒本年（ほんねん）
去年（きょねん）⇒昨年（さくねん）
今（いま）⇒ただ今
すぐ⇒さっそく
あとで⇒のちほど
このあいだ⇒先日（せんじつ）
さっき⇒さきほど

「ちょっとお待ちください」などの表現は「少々お待ちください」に言い換えます。しかし「少々お待ちください」おざなりの定型語としてとられることもあるのでそのときは「少しお待ちください」が新鮮に映るかもしれません。

場所を示すときも「ここ／こっち」ではなく「こちら」、「そこ／そっち」ではなく「そちら」。「どこ／どっち」ではなく「どちら」、「あそこ／あっち」ではなく「あちら」。

こういった言葉遣いは普段から使っていないとなかなか身に付かないものです。かといって誰から教わるものでもありません。たまには同僚同士で練習するのもいいかもしれません。

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取引先との商談、大きな契約を控えているときなど、会社同士の駆け引きの場では言葉遣いにも気を使う必要があります。相手の機嫌を損ねたら大変！

ビジネスシーンで自分のことを「僕」という人はいないと思いますが「私／わたし」を使う人はいることでしょう。この場合より好ましい使い方は「わたくし」となります。

自分の会社のことは「私の会社」ではなく、「弊社（へいしゃ）」もしくは「当社」というの常識。

先方の会社は「あなたの会社」ではなく「御社（おんしゃ）」といいましょう。「貴社（きしゃ）」という言い方もありますがどちらかというと「貴社」は文書向きです。言葉としては当たりが柔らかい「御社」がいいでしょう。

相手のことを呼ぶ場合は名前がわかっているときは名前を呼びますが、名前がわからないときにはちょっと躊躇します。店舗内で店員と客の関係ならば「お客様」でいいのですが、店舗でない場合はそれも違和感があります。「あなた」と呼ぶときつい感じになってしまうとも限らないので、そのときは「あなた様」と呼べば差しさわりがありません。ちょっと呼びにくいですが...

相手に同伴者がいた場合は「お連れの方」もしくは「お連れ様」と呼べばいいでしょう。

三人称では「この人」ではなく「こちら様」。「あの人」とは言わず「あちら様」が聞いていて心地よいです。

不明な人を指して「どの人」、ではなく「どちら様」「どなた様」「どちらの方」などが丁寧です。「誰（だれ）」は使わないほうがいいでしょう。

「男」や「女」は「男性」「女性」と言い換えます。「男子」「女子」は使いません。

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《電話の前と後でぼやくヒト》

皆さんの職場にこういうヒトいませんか？

電話がかかってきてその担当者に代わってもらおうとすると「誰だよ、出たくないな」とかいいながら代わるヒト。そしてその電話を切った後に、その内容についてぶつくさぼやくヒト。

こういうヒトは間違いなく仕事ができないヒトです。まず、電話に出たくないという症状はその人はややこしい問題を背負っているからです。相手もその問題を解決しなければならないから電話がかかってくるのです。当然その担当者は対処能力不足してますから、ややこしい電話には出たくないのです。

電話が終わったとのぼやきも仕事ができないことを如実に表しています。問題がすっきり解決すれば、その電話での対応はそこで終了しているはずです。問題解決していれば気持ちいいわけでぼやくはずがありません。ぼやいているということは問題解決しておらず、また同じような問題で電話がかかってくるでしょう。そしてまた電話に出たくないという最初の振り出しに戻るのです。これを「ぼやきスパイラル」と命名しましょう。

このスパイラルを断ち切るには、まずぼやくことを止めることです。電話に出たくなくとも気持ちよく出るのです。そして電話が終わったら、そのことについて一言もぼやかないことです。

すると不思議なことに、職場の雰囲気ががらりと変わります。その人を見る周囲の眼も変わってきます。仕事はできないのに、できるように見えるようになるから不思議。

実際こういうことは、本人ではなく、上司が早く気がついてあげるべきでしょう。職場の雰囲気作りは上司の大事な仕事であるからです。

そして、あなた自身も。電話の後先でぼやいているとしたら、即刻改善しましょう。ぼやきを止めると気分が前向きになって、仕事もはかどるようになること請合います。

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