[053]電話上手
オフィスで電話の受け応えをしている人をよく見てみると色々な特徴があるのがわかります。かかってきた相手がお客様なのに「もしもし」と出る人。電話をしながらぺこぺこ頭を下げている人。友達でもないのに「うん、うん」と相槌を打っている人（若者に多い）、等々など。
いわずもがな「もしもし」は失礼ですよね。相手は待っているのに。「お待たせしました。○○課の△△です」と出ましょう。ぺこぺこ頭を下げるのは見ていてこっけいですが、その誠実さは相手に伝わると思いますので、悪いことではありません。「うんうん」というのはどういう感覚なんでしょう？部下でもなく、親しい同僚でもないのに「うんうん」を流行り言葉のように、使っています。私は理解不能。
電話の応対は大きい声で行うのが原則ですが、電話上手な人の応対をよく聞いていると、「かしこまりました。○○ですね」と必ず復唱しているのに気づきます。そして必ずメモをとっています。
どちらの誰々様から、いつ、何をどこで、と抜かり無くメモをとり、そして必ずそれを復唱します。復唱しますと相手も納得しますし、メモのとり間違いも防げます。複雑な内容だと、本当にわかったのかな？と不安になるものです。そこで復唱しておけば、万全というわけです。
回りが騒々しいと、相手が誰かわからず話を進め、結局誰からの電話だったかわからなくなることって結構あります。メモをとれば、「すみません、内容を繰り返させていただきます」と相手に再確認できる口実も出来ますので、一挙両得です。
●電話撃退
じつはウチには受験生がおります。住宅は築２０年です。こういう状況をどこからかぎつけてくるのか、かかってくる電話の９０％がアポイントセールスの電話です。家庭教師と塾の勧誘。住宅のリフォーム会社。マンション買いませんか、とか、ついでに先物取引の勧誘。ウチには先物などやる余分な金は無いってば。
用事を中断して電話に出ればそんなのばっかし。ほんと腹立ちますね。アポとっている人はそれも仕事なのだけれどついつい声を荒立ててしまいます。
そういう時に絶大な効果がある方法をお教えしましょう。
電話がかかってきたら、相手の話を聞く前に、「スミマセン、今ちょっと忙しいのでおり返しこちらからかけなおします。電話番号と担当者のお名前、会社名と住所を教えてください」と切り出します。怪しい会社は切り出した時点で既に電話が切れています。アポ取りは多分別会社なのかもしれません。問合わされると困るらしい。
ほとんどこれで撃退できますが、それでも丁寧に電話番号等を知らせる会社は、かえって信用ある会社と知ることが出来ます。
おためしください。